PENGEMBANGAN SISTEM ARSIP ELEKTRONIK BERBASIS MACRO VBA EXCEL DI UNIT LATBANG PUSAT PELATIHAN, PENGEMBANGAN, DAN PEMETAAN KOMPETENSI APARATUR SIPIL NEGARA (PUSLATBANG PKASN) TAHUN 2024

Authors

Maulida Gina Putri Universitas Padjadjaran
Neneng Yani Yuningsih Universitas Padjadjaran
Ope Destrian Universitas Padjadjaran

DOI:

https://doi.org/10.31539/costing.v7i6.14187

Keywords:

Arsip, Arsip Elektronik, Pengelolaan Arsip Elektronik, Pengembangan Sistem Pengarsipan Elektronik, Macro VBA Excel

Abstract

Pengelolaan arsip yang efisien dan terorganisir merupakan salah satu aspek kritis dalam manajemen kelembagaan, khususnya di lingkungan Pusat Pelatihan, Pengembangan, dan Pemetaan Kompetensi Aparatur Sipil Negara Lembaga Administrasi Negara (PUSLATBANG PKASN LAN). Selama ini, sistem pengarsipan masih menggunakan metode konvensional yang rentan terhadap kehilangan dokumen, kesulitan penelusuran, dan membutuhkan ruang penyimpanan yang luas. Hal ini mendorong kebutuhan akan sebuah sistem arsip elektronik yang dapat meningkatkan efektivitas dan efisiensi pengelolaan dokumen organisasi. Penelitian ini menggunakan metodologi penelitian deskriptif dengan pendekatan kualitatif. Tahapan penelitian meliputi studi pendahuluan, pengumpulan data melalui wawancara dan observasi, analisis kebutuhan sistem, dan implementasi berbasis Macro VBA Excel yang diintegrasikan dengan server NAS. Pengumpulan data dilakukan melalui wawancara mendalam dengan staf administrasi, observasi langsung sistem arsip existing, dan dokumentasi proses manajemen dokumen di PUSLATBANG PKASN LAN. Hasil penelitian menunjukkan bahwa sistem arsip elektronik berbasis Macro VBA Excel pada server NAS dapat meningkatkan kinerja pengelolaan dokumen secara signifikan. Sistem ini mampu menyediakan fitur pencarian cepat, pengorganisasian dokumen yang sistematis, serta kemudahan dalam mengelola arsip elektronik secara terstruktur. Kesimpulan penelitian mengungkapkan bahwa pengembangan sistem arsip elektronik berbasis Macro VBA Excel di Unit Latbang merupakan solusi transformatif dalam manajemen dokumen kelembagaan. Sistem ini tidak hanya menjawab tantangan pengelolaan arsip konvensional, tetapi juga mendorong digitalisasi administrasi di Unit Latbang maupun PUSLATBANG PKASN LAN. Rekomendasi lanjutan meliputi pemeliharaan berkala, pengembangan fitur tambahan, dan penyelenggaraan pelatihan berkelanjutan untuk memaksimalkan potensi sistem arsip elektronik dalam mendukung kinerja organisasi

References

Penelitian Kualitatif. Makassar: Syakir Media Press.
Adarsha, G. 2015. Chapter 1: The Concept of Records Management. Management of Administrative Records. 14-15.
Buana, Kartika. 2018. Teknologi dan Aplikasinya dalam Dunia Pendidikan: Penggunaan Microsoft Excel dalam Pendidikan. Denpasar: Jayapangus Press.
Dobreva, Milena. 2018. Digital Archives. Croydon: Great Britaian by CPI Group (UK). Fauzi, A., dkk. 2022. Metodologi Penelitian. Banyumas: CV. Pena Persada.
Hasugian, Jonner. 2006. Penelurusuran Informasi Ilmiah secara Online: Perlakuan terhadap Seorang Pencari Informasi sebagai Real User. Pustaka: Jurnal Studi Perpustakaan dan Informasi. Vol. 2, No. 1.
Hikmawati, Fenti. 2017. Metodologi Penelitian. Jakarta:Rajawali Press.
Kurniawan, D., & Arfa, M. 2018. Pengaruh Penggunaan Aplikasi EFS ELO Terhadap Temu Kembali Arsip Peserta Taspen di PT Taspen (PERSERO) Kantor Cabang Utama Semarang. Jurnal Ilmu Perpustakaan. Vol. 7, No. 3.
Lestari, H., Kismartini., & Rostyaningsih, D. 2020. Manajemen Kearsipan PKK di Kelurahan Bandarharjo, Kecamatan Semarang Utara, Kota Semarang. Bab 1 Hal 2.
Mirfan dan Jumarlis, M. 2023. Pintar dan Mahir Microsoft Excel. Solok: PT Mafy Media Literasi Indonesia.
Moore, Kenelle. 2023. Gettin Familiar with Microsoft Excel. Melalui <https://techcommunity.microsoft.com/t5/nonprofit-techies/getting-familiar- with-microsoft-excel/ba-p/3756412>
Muhidin, S. A & Winata, H. 2016. Manajemen Kearsipan untuk Organisasi Publik, Bisnis, Sosial, Politik, dan Kemasyarakatan. Bandung: CV. Pustaka Setia.
Muhidin, S. A., Winata, H., & Santoso, Budi. 2016. Pengelolaan Arsip Digital. Jurnal Pendidikan Bisnis dan Manajemen. Vol. 2, No. 3.
Musliadi, K. 2018. 500 Trik & Tips Excel. Yogyakarta: Andi Publisher.
Nur’aini, Z. 2017. Pengenalan VBA (Visual Basic for Applications) pada Macro Excel. Melalui <https://fit.labs.telkomuniversity.ac.id/pengenalan-vba-visual-basic- applications-pada-macro-excel/>
Pedoman Pengelolaan Arsip Dinamis.
Peraturan Kepala ANRI Nomor 6 Tahun 2021 Tentang Pengelolaan Arsip Elektronik. Peraturan Kepala LAN (Lembaga Administrasi Negara) Nomor 12 Tahun 2019 tentang
Peraturan LAN (Lembaga Administrasi Negara) Nomo 8 Tahun 2020 tentang Organisasi dan Tata Kerja Lembaga Administrasi Negara, Puslatbang PKASN LAN.
Peraturan Pemerintah (PP) Nomor 28 Tahun 2012 tentang Pelaksanaan Undang- Undang Nomor 43 Tahun 2009 tentang Kearsipan.
Putranto, W. A. 2017. Pengelolaan Arsip di Era Digital: Mempertimbangkan Kembali Sudut Pandang Pengguna. Jurnal Kearsipan Terapan. Vol. 1, No.1.
Putranto, W. A., Nareswari, A., & Karomah. 2018. Pengelolaan Arsip Elektronik dalam Proses Administrasi: Kesiapan dan Praktek. Jurnal Kearsipan. Vol. 13, No. 1.
Raharjo, Budi. 2021. Aplikasi Visual Basic, Visual Basic for Application (VBA) untuk pemula. Semarang: Universitas STEKOM.
Rustam, M. 2019. Pengelolaan Arsip Elektronik. Tangerang Selatan: Universitas Terbuka.
Saleh, Sirajuddin. 2017. Analisis Data Kualitatif. Bandung, Indonesia: Pustaka Ramadhan. ISBN 979.604.304.1
Sazaki, Y., dkk. 2023. Aplikasi Pembayaran Quota Siswa Berbasis VBA Macro Excel Pada SMA Negeri 3 Banyuasin III Sumatera Selatan. Jurnal Pendidikan Sains dan Komputer. Vol. 3, No.1, Hal 130-142.
Sugiarto, Agus dan Wahyono, Teguh. 2014. Manajemen Kearsipan Elektronik.
Sugiyono. 2013. Metode Penelitian Kuantitatif, Kualitatif dan R&D. Bandung: Alfabeta.CV.
Sugiyono. 2017. Metode Penelitian Kuantitatif, Kualitatif dan R&D. Bandung: Alfabeta.CV.
Sukoco, B. 2007. Manajemen Administrai Perkantoran Modern. Jakarta: PT. Gelora Aksara Pratama.
Undang-Undang Nomor 43 Tahun 2009 Tentang Kearsipan.
Vis, W. 2024. Digital Archiving and Sustainable Information Management: Why Should You?. Melalui < https://www.woodwing.com/blog/digital-archiving- why-should-you>
Wahyudi, Wahyudi. 2023. Microsoft Excel untuk Pemula. Purbalingga: Eureka Media Aksara.
Yogyakarta: Gava Media. Sugiarto, Agus dan Wahyono, Teguh. 2015. Manajemen Kearsipan Modern: Dari Konvensional ke Basis Komputer. Yogyakarta: Gava Media.
Zahara, N. R., & Salim, T. A. 2022. Preservation of Digital Archives: Systematic of Literature Review. Record and Library Journal, 8(2), 285-296.