Aplikasi Dokumentasi Elektronik Memorandum Of Understanding (MoU) Dan Nota Kesepahaman Bersama Di Jurusan Kemaritiman Polbeng

Abstract

Kerjasama dengan berbagai pihak sangat diperlukan oleh Politeknik Negeri Bengkalis untuk dapat meningkatkan kapabilitas kelembagaan perguruan tinggi dalam mewujudkan link and match antara pendidikan vokasi dan dunia industri. Kesepakatan yang dituangkan dalam dokumen perjanjian kerjasama yang menjadi dasar implementasi  kerjasama harus diarsipkan dan dikelola dengan baik.  Pengelolaan kerjasama pada bidang Humas tidak terlepas dari pembuatan, pengajuan dan pengarsipan bukti kerjasama (MoU). Saat ini, data dan informasi yang berhubungan dengan kerjasama pihak eksternal di Jurusan Kemaritiman Polteknik Negeri Bengkalis masih diproses dan disimpan dengan pengarsipan manual, dimana semua MoU dan bukti kerjasama lainnya disimpan di folder dan lemari arsip. Sementara pendataan partner juga hanya tercatat pada Laporan Kerjasama yang dihasilkan setiap periodenya saja. Hal ini menyebabkan kesulitan dalam pengelolaan kerjasama yang dirasakan oleh Humas. Terutama dalam mengarsip MoU, mencari MoU, ataupun mendata dan mengetahui kerjasama-kerjasama yang masih berjalan maupun yang telah habis masa berlakunya. Oleh karena itu, penelitian ini ditujukan untuk membangun sebuah sistem informasi terkomputerisasi yang dapat membantu pencatatan, pengarsipan, dan penyediaan informasi yang berhubungan dengan kerjasama bagi Humas Polteknik Negeri Bengkalis. Penelitian dilakukan dengan tahapan-tahapan: pengumpulan data, studi literatur, analisa dan perancangan sistem, pembuatan program, dan tahapan implementasi/pengujian. Data Flow Diagram (DFD) digunakan sebagai tools perancangan alur sistem dan Entity Relationship Diagram (ERD) untuk perancangan konsep datanya. Hasil dari penelitian ini adalah sebuah Sistem Informasi Pengelolaan Kerjasama Bidang Humas yang dapat membantu mencatat seluruh data partner, data kerjasama yang telah dilakukan, informasi masa berlaku kerjasama, dan pengarsipan MoU secara terkomputerisasi sistem elektrnik. Dengan sistem yang dibuat diharapkan dapat membantu mempermudah pekerjaan bidang Humas Politeknik Negeri Bengkalis khususnya Jurusan Kematitiman Politeknik Negeri Bengkalis dan meningkatkan kualitas kerjasama dengan pihak industri, perguruan tinggi dan pemerintah