Aplikasi Dokumentasi Elektronik Memorandum Of Understanding (MoU) Dan Nota Kesepahaman Bersama Di Jurusan Kemaritiman Polbeng

  • Bobi Satria Politeknik Negeri Bengkalis
  • Romadhoni Romadhoni Politeknik Negeri Bengkalis

Abstract

Kerjasama dengan berbagai pihak sangat diperlukan oleh Politeknik Negeri Bengkalis untuk dapat meningkatkan kapabilitas kelembagaan perguruan tinggi dalam mewujudkan link and match antara pendidikan vokasi dan dunia industri. Kesepakatan yang dituangkan dalam dokumen perjanjian kerjasama yang menjadi dasar implementasi  kerjasama harus diarsipkan dan dikelola dengan baik.  Pengelolaan kerjasama pada bidang Humas tidak terlepas dari pembuatan, pengajuan dan pengarsipan bukti kerjasama (MoU). Saat ini, data dan informasi yang berhubungan dengan kerjasama pihak eksternal di Jurusan Kemaritiman Polteknik Negeri Bengkalis masih diproses dan disimpan dengan pengarsipan manual, dimana semua MoU dan bukti kerjasama lainnya disimpan di folder dan lemari arsip. Sementara pendataan partner juga hanya tercatat pada Laporan Kerjasama yang dihasilkan setiap periodenya saja. Hal ini menyebabkan kesulitan dalam pengelolaan kerjasama yang dirasakan oleh Humas. Terutama dalam mengarsip MoU, mencari MoU, ataupun mendata dan mengetahui kerjasama-kerjasama yang masih berjalan maupun yang telah habis masa berlakunya. Oleh karena itu, penelitian ini ditujukan untuk membangun sebuah sistem informasi terkomputerisasi yang dapat membantu pencatatan, pengarsipan, dan penyediaan informasi yang berhubungan dengan kerjasama bagi Humas Polteknik Negeri Bengkalis. Penelitian dilakukan dengan tahapan-tahapan: pengumpulan data, studi literatur, analisa dan perancangan sistem, pembuatan program, dan tahapan implementasi/pengujian. Data Flow Diagram (DFD) digunakan sebagai tools perancangan alur sistem dan Entity Relationship Diagram (ERD) untuk perancangan konsep datanya. Hasil dari penelitian ini adalah sebuah Sistem Informasi Pengelolaan Kerjasama Bidang Humas yang dapat membantu mencatat seluruh data partner, data kerjasama yang telah dilakukan, informasi masa berlaku kerjasama, dan pengarsipan MoU secara terkomputerisasi sistem elektrnik. Dengan sistem yang dibuat diharapkan dapat membantu mempermudah pekerjaan bidang Humas Politeknik Negeri Bengkalis khususnya Jurusan Kematitiman Politeknik Negeri Bengkalis dan meningkatkan kualitas kerjasama dengan pihak industri, perguruan tinggi dan pemerintah

References

Hamzah, M. L., & Purwati, A. A. (2017). Sistem Manajemen Inventori Komputer Menggunakan Near Field Communication Berbasis Android Studi Kasus di STIE Pelita Indonesia Pekanbaru. COSTING: Journal of Economic, Business and Accounting, 1(1), 95-104.
Hartati, M. S., Rosidin, R., & Saputra, R. (2021, August). Pelatihan Dasar Pengarsipan Digital Pada Fasilitator Sekolah Alam Langit Biru Kota Bengkulu. In Seminar Nasional ADPI Mengabdi Untuk Negeri (Vol. 3, No. 1, pp. 114-118).
Rismayeti, R., Hakim, T. D., & Amelia, V. (2020). Pengenalan Kearsipan dan Pelatihan Arsip Digital untuk Pustakawan dan Tata Usaha Sekolah Se Kota Madya Pekanbaru. BIDIK: Jurnal Pengabdian kepada Masyarakat, 1(1), 32-37.
Sidik, R. (2014). Model Sistem Informasi Kolaborasi Pada Kerjasama Antar Universitas (University To University). Jurnal Teknologi dan Informasi, 4(2), 61-70.
Situmorang, C., Sembiring, A. S., & Limbong, R. (2021). Perancangan Aplikasi Arsip Digital Pencarian Surat Masuk dan Surat Keluar dengan Metode Aho-Corasick pada Poltekkes Kemenkes Ri Medan. Pelita Informatika: Informasi dan Informatika, 6(4), 389-393.
Sudiar, N., & Idayanti, I. (2020). Perancangan Repositori Arsip Digital Istana Siak. Jurnal Pustaka Budaya, 7(1), 26-32.
Purwati, A. A., Suryani, F., & Hamzah, M. L. (2020). Pengaplikasian Sistem Informasi Pencatatan Keuangan pada Koperasi Serba Usaha Karya Mentulik. Community Engagement and Emergence Journal (CEEJ), 1(1), 22-26.
Wahyono, T., & Sugiarto, A. (2005). Manajemen Kearsipan Modern Dari Konvensional Ke Basis Komputer.
Published
2021-11-03
How to Cite
Satria, B., & Romadhoni, R. (2021). Aplikasi Dokumentasi Elektronik Memorandum Of Understanding (MoU) Dan Nota Kesepahaman Bersama Di Jurusan Kemaritiman Polbeng. INTECOMS: Journal of Information Technology and Computer Science, 4(2), 240 - 246. https://doi.org/https://doi.org/10.31539/intecoms.v4i2.3016
Abstract viewed = 8 times
PDF downloaded = 4 times